Cómo catalogar tus obras de arte

Empieza con las obras más importantes

Si tienes años de obra sin ordenar, no intentes resolverlo todo en un fin de semana. Empieza con obras disponibles, vendidas recientemente, piezas que van a exposición o trabajos que aparecen en tu portfolio.

Cada registro completo hace que el siguiente sea más fácil. El objetivo es crear un hábito, no producir una base de datos perfecta el primer día.

Campos mínimos para cada registro

Un registro útil debería identificar la obra incluso si el título cambia o hay varias piezas parecidas. Incluye título, año, técnica, dimensiones, número de inventario, estado, ubicación actual e imágenes.

Después añade precio, moneda, descripción, serie, exposiciones, procedencia, documentos y contactos relacionados. No todo tiene que estar completo desde el inicio, pero la estructura debe permitirlo.

• Título, año, técnica y dimensiones.
• Número de inventario único.
• Estado: disponible, vendida, reservada, consignada o no disponible.
• Ubicación actual y fotografías principales.

Las fotografías son parte del catálogo

Una buena fotografía evita dudas para galerías, coleccionistas, aseguradoras y futuras solicitudes. Toma una imagen frontal, detalles, reverso, firma, marco e instalación si aporta escala.

Nombra o guarda las imágenes de forma que sigan conectadas a la obra. Una foto excelente pierde valor si dentro de dos años nadie sabe a qué pieza corresponde.

Actualiza cuando la obra se mueve

El inventario se rompe cuando una obra sale del estudio y nadie actualiza la ubicación. Registra envíos a galerías, marcos, depósitos, coleccionistas, ferias y préstamos en el momento en que ocurren.

Un catálogo vivo no es burocracia. Es lo que te permite responder rápido cuando alguien pregunta qué está disponible o dónde está una pieza concreta.